Nutzung von Dateien und Websiteinhalten

Beim Arbeiten mit der 506.ai Plattform ist es möglich, Dateien hochzuladen und Inhalte von Websites zu erfassen. Beides funktioniert entweder direkt über den Datenspeicher oder über einen Klick auf das + in der Chateingabeleiste. Im Zuge dessen kann auch gleich ein Datenspeicher als Speicherort festgelegt werden.

Hierbei gibt es jedoch ein paar wichtige Punkte die man bedenken sollte:

Will man die Inhalte unmittelbar für einen Chat im Chat Modus nutzen, so sind die Token-Limits je Sprachmodell zu beachten. Diese sind dabei von der Größe des Dokuments bzw. der Websiteinhalte abhängig!
Für den weiteren Chatverlauf ist es dann nicht mehr nötig, das gleiche Dokument nochmal auszuwählen, da es in der Chat-History gespeichert wird.

Nachdem das Plus-Zeichen in der Chateingabeleiste geklickt wurde, kann man auswählen, ob man Dateien hochladen möchte, eine URL hinzufügen möchte, eine oder mehrere bereits hochgeladene Inhalte verwenden möchte oder mit einem vorhandenen Datenspeicher arbeiten will.

Unterstützte Dateiformate

Für den Dateiupload unterstützt die 506.ai Plattform eine Vielzahl von Dateiformaten für den Upload. Hier ist ein Auszug der gängigsten Formate:

PDF: Portable Document Format
DOCX: Microsoft Word-Dokument
CSV: Komma-getrennte Werte
TXT: Textdatei
PPTX: Microsoft PowerPoint-Präsentation
XLSX: Microsoft Excel-Arbeitsmappe
JSON: JavaScript Object Notation
XML: eXtensible Markup Language
Audio: M4A, MPEG, MP3, WAV, AIFF, AAC, OGG, FLAC
Video: MP4
Bild: JPG, JPEG, SVG, PNG
MD: Markdown
EML: E-Mails von Outlook oder Gmail
MSG: Outlook Dateien
PY: Python Code
JS: JavaScript-Code
JAVA: Java Code
RTF: Rich Text Format

Wichtig ist dabei zu beachten, dass, obwohl diese Formate unterstützt werden, die Art und Weise, wie die 506.ai Plattform sie interpretiert, variieren kann. Zum Beispiel könnte es einfacher sein, reine Textinformationen aus einer .txt- oder .csv-Datei zu extrahieren als aus einem .pdf. Wenn beispielsweise ein PPTX-Datei nur Bilder beinhaltet, wird der Upload nicht unterstützt. Hier gibt es Limitationen, auf die unten und in der Rubrik “FAQs & Fehlerbehandlung” noch näher eingegangen wird.

Nutzung von Dateien

Dateien hochladen

Um eine oder mehrere Dateien (oder ganze Ordner) hochladen zu können, können die Dateien mit Klick auf "Hochladen" oder ganz einfach via Drag and Drop in das geöffnete Pop Up gezogen werden.

Weiters kann hier bereits ein gewünschter Datenspeicher ausgewählt werden, in welchem die Dateien gespeichert werden sollen. Wird kein Datenspeicher ausgewählt, so landen die Dateien in der "Eigenen Ablage".

Hinweis: Beim Upload von Audio-Files und gescannten Dokumenten kann es, je nach Länge, etwas länger dauern bis diese verarbeitet werden. Deshalb immer abwarten bis die Meldung gekommen ist, dass die Verarbeitung gestartet wurde.

Tipp: Eine genauere Erklärung für das Arbeiten mit Audio- und Videofiles finden Sie in unserem Infosheet.

Upload Limit

Pro Upload können maximal 300 MB verarbeitet werden. Es kann deshalb manchmal sein, dass ein Upload in mehreren Schritten stattfinden muss. Zusätzlich zur 300 MB-Grenze gibt es auch eine Beschränkung der Textgröße, die derzeit bei ca. 1.000 Seiten pro Dokument liegt.

Tipp für das Videoformat MP4: Wenn die Datei über 300 MB ist, kann es helfen, mit einem Converter die Datei in ein MP3-Format umzuwandeln.

Best Practices beim Upload

Dateiformate und Anzahl der möglichen Uploads:

Achten Sie darauf, nur unterstützte Dateiformate hochzuladen, andernfalls funktioniert der Upload nicht. Nicht jedes Format kann von CompanyGPT korrekt interpretiert werden. Das ausgewählte Sprachmodell kann in einer Konversation den Kontext von den hochgeladenen Files zusammen analysieren.

Unterstützte Sprachen in Bezug auf die Texterkennung sind aktuell:

- Deutsch
- Englisch
- Französisch
- Weitere Sprachen können bei Bedarf hinzugefügt werden

Nächstgrößeres Sprachmodell auswählen oder Abfragemodus aktivieren:

Wenn die Anzahl der möglichen Token überschritten wird, erscheint eine Fehlermeldung.
Es folgt der Hinweis das nächstgrößere Sprachmodell zB. GPT4.1 oder Gemini 2.5 auszuwählen oder auf den Abfragemodus zu wechseln.

Dateigröße reduzieren:

Wenn die Anzahl der möglichen Token überschritten wird, erscheint eine Fehlermeldung.
Wenn möglich, kürzen Sie Ihre Dateien, bevor Sie sie hochladen, um die Anzahl der Token zu reduzieren.
Überlegen Sie, irrelevante oder redundante Informationen aus der Datei zu entfernen, wenn die Dateigröße ein Problem darstellt.
In einzelne Segmente geteilte Files können als Upload als gemeinsames ganzes Dokument von CompanyGPT interpretiert werden.

Upload von Bildern:

Es kann nur aktuell Text aus Bildern exportiert werden (Bilderkennung coming soon).
Unterstützt werden JPGs und PNGs.
Die Bilder müssen scharf bzw. hochauflösend sein, einen hohen DPI-Wert haben und großteils aus Text bestehen, damit CompanyGPT den Text korrekt extrahieren kann. D.h. Bilder mit wenigen Worten/Inhalten werden oft nur unzuverlässig erkannt.
Je nach Qualität des Bildes kann auch die Qualität der Antwort unterschiedlich sein: Von “Ich kann nichts erkennen” (schlechtes Bild) bishin zu einer genauen Beschreibung (gutes Bild).

Dateien verwenden

Um eine oder mehrere Dateien zu verwenden, kann im selben Pop Up oben in den Tabs zu "Dateien" geswitcht werden, oder von Beginn an über das Plus "Datei verwenden" geklickt werden.

Hier können nun eine oder mehrere Dateien ausgewählt werden, um diese in der 506.ai Plattform zu nutzen.

Möchte ich diese Dateien löschen, ist es notwendig, zum Datenspeicher-Bereich zu wechseln.

Dateien in Verarbeitung

Wie der Stand der Verarbeitung der Dokumente ist, wird links im Datenspeicher mittels einer Statusinformation angezeigt. Dieser Status zeigt mit “Bereit”, dass die hochgeladene Datei bereit ist weiter genutzt zu werden oder “Verarbeitung”, was bedeutet, dass die Datei gerade verarbeitet wird. Es kann jedoch vorkommen – vor allem bei großen Dateien -, dass die Verarbeitung eine Weile dauert. Um zu prüfen, wie der Stand der Verarbeitung ist, kann der Aktualisierungs-Button (oben links im Pop Up) geklickt werden, um den Status aktualisiert anzeigen zu lassen.

Fehlerbehandlung

Upload-Fehler

Wenn beim Hochladen einer Datei ein Fehler auftritt, überprüfen Sie zuerst die Dateigröße und die Anzahl der Token. Hierzu erscheint eine Fehlermeldung.
Stellen Sie sicher, dass Sie eine stabile Internetverbindung haben und versuchen Sie es erneut.

Datei wird nicht korrekt interpretiert

Wenn die 506.ai Plattform Schwierigkeiten hat, eine Datei korrekt zu interpretieren, überprüfen Sie das Dateiformat und stellen Sie sicher, dass es unterstützt wird.
Alternativ können Sie die Datei nochmal hochladen oder eine neue Antwort generieren lassen.

Nutzung von Websiteinhalten

Die Funktion, dass Websites bzw. deren Inhalt erfasst werden können, ist noch in der BETA-Phase und ermöglicht es Benutzern, Inhalte von Websites zu erfassen und für verschiedene Zwecke wie Fragen stellen, Zusammenfassungen erstellen o.a. zu nutzen.

Das Erfassen von URLs funktioniert entweder direkt über den Datenspeicher im jeweiligen Ordner oder über das + im Chatfenster.

Auch hier kann gleich ein Datenspeicher als Speicherort ausgewählt werden.

Hinzufügen von URLs

Beim Hinzufügen der URLs ist zu beachten, dass die zu erfassenden URLs mit https:// beginnen müssen
Beim Hinzufügen einer URL wird nur der aktuelle Stand der dieser URL erfasst - ändert sich im Nachgang etwas auf der erfassten URL, wird das in der 506.ai Plattform nicht aktualisiert. Die URL muss dann erneut hinzugefügt werden.

Das Google Chrome Add-On für den nahtlosen Upload aus dem Browser (Beta Version)

Das Google Chrome Add-On ermöglicht Ihnen einen schnellen und nahtlosen Upload von Inhalten direkt aus Ihrem Browser in Ihre 506.ai Datenspeicher.

Funktionen des Add-Ons

Audioaufnahmen: Nehmen Sie Sprachnotizen direkt im Browser auf und laden Sie diese mit nur einem Klick in Ihren gewünschten Datenspeicher hoch – perfekt für spontane Ideen, Meetings oder Interviews.
URL-Speicherung: Speichern Sie Webseiten oder Online-Artikel mit einem einzigen Klick in Ihrem Datenspeicher.
Bald verfügbar: Screenshot-Erfassung zum direkten Speichern von Website-Ausschnitten in Ihrem Datenspeicher.

Installation in wenigen Schritten

Öffnen Sie das Add-On im Chrome Webstore unter https://chromewebstore.google.com/detail/506ai-quick-upload/oolhjfodokncnhgabdndefhfllfeiljb?utm_source=item-share-cb
Klicken Sie auf „Hinzufügen"
Wenn Sie bereits in der 506.ai Plattform eingeloggt sind, wird das Add-On automatisch verbunden

So nutzen Sie das Add-On

Die Verwendung gestaltet sich ebenso unkompliziert wie die Installation: Klicken Sie auf das Extension-Icon in Ihrem Browser, wählen Sie den gewünschten Aufnahmemodus (Audio/URL), bestimmen Sie Ihren Ziel-Datenspeicher und laden Sie mit einem Klick hoch – fertig!

Anmerkung: Das Chrome Add-On befindet sich aktuell in der Beta Phase und wird noch weiter getestet.

Limitationen

Nicht für alle Websites ist ein Erfassen des Textes möglich! Alle Seiten, bei denen ein Passwort erforderlich ist oder eine Zustimmung notwendig ist, um Zugriff auf die Seiteninhalte zu erlangen, können grundsätzlich nicht erfasst werden. In solchen Fällen wird eine dementsprechende Error-Meldung angezeigt.
Einige Websites können das Erfassen ihrer Inhalte aktiv blockieren oder einschränken. In solchen Fällen kann es sein, dass nicht alle gewünschten Inhalte erfasst werden können.
Die Qualität der erfassten Inhalte hängt von der Struktur und dem Aufbau der Website ab. Wenn eine Website unübersichtlich gestaltet ist oder keine eindeutigen Strukturen aufweist, kann es schwierig sein, die gewünschten Informationen zu erfassen.
Die Nutzung der Funktion unterliegt den geltenden rechtlichen Bestimmungen und den Nutzungsbedingungen der jeweiligen Websites. Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Nutzung der Funktion im Einklang mit den rechtlichen Vorgaben steht und die Nutzungsbedingungen der Websites respektiert werden.

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