Nutzerberechtigungen

In CompanyGPT gibt es verschiedene Nutzerberechtigungen, die vor allem den Zugriff und die Verwaltung von Ordnern und Datenspeichern sowie deren Inhalte regeln.

1. Super Admin 

Der Super Admin betrifft nur Kundeninstanzen mit Mandantenfähigkeit. Diese Rolle hat die Möglichkeit übergreifende Vorlagen Ordner und Datenspeicher zu erstellen und diese mit allen oder nur mit ausgewählten Mandanten innerhalb einer Instanz zu teilen und diese zu verwalten. Dies ermöglicht es, dass auch der Informationsfluss über Mandanten hinweg gewährleistet wird. 

2. CompanyGPT Admin

Der CompanyGPT Admin hat die höchsten Berechtigungen innerhalb der CompanyGPT Plattform und wird vom Kunden fest- und von 506.ai hinterlegt. Diese Rolle hat die vollständige Kontrolle über alle Funktionen und Einstellungen in CompanyGPT. Nur der CompanyGPT Admin kann die Organisationseinstellungen ändern, Rollen erstellen bzw. verwalten und hat Zugriff auf den API-Bereich.

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Der CompanyGPT Admin kann die Berechtigungen für alle geteilte Ordner/Datenspeicher in der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") ändern und hat Zugriff auf alle geteilten Ordner/Datenspeicher, auch wenn er selbst nicht Teil dieser geteilten Ordner/Datenspeicher ist. Er kann somit alle freigegebenen Ordner/Datenspeicher umbenennen, löschen und anderen Usern verschiedene Berechtigungen erteilen oder entziehen. In der Ordnerverwaltung werden auch Ordner/Datenspeicher angezeigt, die vom CompanyGPT Admin erstellt, jedoch nicht geteilt wurden. 

Außerdem ist, neben dem ursprünglichen Eigentümer, nur der CompanyGPT Admin berechtigt, die Eigentümerschaft von freigegebenen Ordnern/Datenspeichern zu verändern. Wenn die Eigentümerschaft von einem User auf einen anderen User übertragen wird, wird der vorherige Eigentümer automatisch zum Admin des Ordners/Datenspeichers. Selbstverständlich können Sie die Adminrechte auch wieder entziehen.

Bitte beachten Sie, dass der CompanyGPT Admin Änderungen an allen geteilten Ordnern/Datenspeichern nur in der Ordnerverwaltung vornehmen kann. Ordner im Tab Chats/Vorlagen oder im Datenspeicher können nur vom CompanyGPT Admin bearbeitet werden, wenn er auch der Admin des Ordners/Datenspeichers ist. Ordner/Datenspeicher können vom CompanyGPT Admin nur gelöscht werden, wenn dieser auch der Admin des Ordners/Datenspeichers ist. Über die Ordnerverwaltung kann sich der CompanyGPT Admin jedoch selbst mit verschiedenen Rechten zu diesen Ordnern/Datenspeichern hinzufügen (Eigentümer, Admin, Benutzer).

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher  

Abhängig von den Zugriffsrechten des CompanyGPT Admins auf die einzelnen Ordner/Datenspeicher kann der CompanyGPT Admin Inhalte entweder nur nutzen oder bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen. Hierbei sind die 3 Nutzerrechte für Ordner/Datenspeicher relevant:

• Ist ein CompanyGPT Admin gleichzeitig Eigentümer eines Ordners/Datenspeichers, kann der CompanyGPT Admin alle Inhalte verschieben, bearbeiten und löschen. 

• Ist ein CompanyGPT Admin gleichzeitig Admin eines Ordners/Datenspeichers, kann er nur den Inhalt des Ordners/Datenspeichers verschieben und bearbeiten. 

• Hat ein CompanyGPT Admin jedoch nur Nutzerrechte, kann der CompanyGPT Admin Chats, Vorlagen oder Dateien, die er selbst in freigegebene Ordner/Datenspeicher eingefügt hat, bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen. Inhalte, die von anderen Usern hinzugefügt wurden, können jedoch nur verwendet oder angesehen werden. 

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Nutzerrechte für Ordner/Datenspeicher näher erläutert.

2. Eigentümer von Ordnern/Datenspeichern

(Geteilte) Ordner/Datenspeicher

Wenn Sie selbst einen Ordner/Datenspeicher anlegen – unabhängig davon, ob es sich um einen geteilten oder einen Ordner/Datenspeicher handelt, auf den nur Sie Zugriff haben – sind Sie der Eigentümer dieses Ordners/Datenspeichers. Gleichzeitig sind Sie auch Admin des Ordners/Datenspeichers. Die angelegten Ordner/Datenspeicher können mit anderen Usern geteilt werden oder nur für Sie selbst sichtbar sein. Ein Ordner/Datenspeicher kann immer nur einen Eigentümer haben. 

Der Eigentümer hat die vollständige Kontrolle über die Zugriffsrechte auf den Ordner/Datenspeicher und kann anderen Usern verschiedene Berechtigungen erteilen oder entziehen. Dadurch kann der Eigentümer anderen Usern Admin- oder Nutzerrechte für die Ordner/Datenspeicher zuweisen. Der Eigentümer eines Ordners/Datenspeichers kann diese natürlich auch umbenennen oder löschen.

In der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") können Ordner und Datenspeicher zentral verwaltet werden. Der Eigentümer kann hier selbst angelegte Ordner/Datenspeicher bearbeiten und löschen. Ordner/Datenspeicher, die von anderen Usern angelegt wurden und auf die man Zugriff hat, werden ebenfalls angezeigt. Je nach Zugriffsrechten können andere Ordner/Datenspeicher nur eingesehen (Nutzer-Rechte) oder auch bearbeitet (Admin-Rechte) werden.

Inhalte von (geteilten) Ordner/Datenspeicher

Der Eigentümer der Ordner/Datenspeicher kann alle Inhalte in den von ihm erstellten Ordner/Datenspeicher ändern, verschieben, umbenennen und löschen.

Wenn zum Beispiel ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, können Sie in dem Chat weiterschreiben.

3. Admin von Ordnern/Datenspeichern

Ein Admin von Ordnern/Datenspeichern hat ähnliche Rechte wie der Eigentümer, jedoch mit einigen Einschränkungen.  

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Der Admin kann User verwalten, z.B. User mit Admin- oder Nutzerrechten hinzufügen oder aus dem Ordner/Datenspeicher entfernen. Außerdem kann er Ordner/Datenspeicher umbenennen. 

Der Admin kann jedoch keine freigegebenen Ordner/Datenspeicher löschen, die von jemand anderem erstellt wurden - dies ist ausschließlich dem Eigentümer des Ordners/Datenspeicher oder dem CompanyGPT Admin vorbehalten.

Auch der Admin kann Ordner/Datenspeicher zentral in der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") verwalten. Jedoch kann er dies nur bei den Ordnern/Datenspeichern, für die er Admin-Rechte hat. Ordner/Datenspeicher, die von ihm selbst oder von anderen Usern angelegt wurden und auf die er Zugriff hat, werden ebenfalls angezeigt. Je nach Zugriffsrechten können andere Ordner/Datenspeicher nur eingesehen (Nutzer-Rechte) oder eigene Ordner gelöscht und bearbeitet werden (Eigentümer-Rechte).

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher

Der Admin von Ordnern/Datenspeichern kann alle Inhalte in diesen geteilten Ordnern/Datenspeichern ändern, verschieben, umbenennen und löschen.

Wenn zum Beispiel ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, können Sie als Admin in dem Chat weiterschreiben.

4. Nutzer von Ordnern/Datenspeichern

Ein Nutzer von Ordnern/Datenspeichern hat eingeschränkte Rechte.

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Freigegebene Ordner/Datenspeicher können nicht verwaltet werden. Ein Nutzer kann lediglich die Mitglieder des Ordners/Datenspeichers einsehen. Auch hat ein Nutzer nur Zugriff auf den Inhalt der jeweiligen Ordner/Datenspeicher.

Natürlich haben auch Nutzer der Ordner/Datenspeicher Zugriff auf die Ordnerverwaltung (Profil-Icon und "Ordnerverwaltung" anklicken). 

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher

Nutzer von geteilten Ordnern/Datenspeichern können Inhalte, die von anderen Usern in diese Ordner/Datenspeicher gestellt wurden, einsehen und verwenden. Wenn Sie selbst Chats, Vorlagen oder Dateien in geteilte Ordner/Datenspeicher einfügen, haben Sie das Recht, die von Ihnen erstellten Inhalte zu bearbeiten, zu verschieben, umzubenennen und zu löschen.

Wenn zum Beispiel ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, können Sie diesen Chat nur lesen. Wenn Sie den Chat selbst verfasst und in einem geteilten Ordner gespeichert haben, können Sie in dem Chat weiterschreiben.