Nutzerberechtigungen

In der 506.ai Plattform gibt es verschiedene Nutzerberechtigungen, die vor allem den Zugriff und die Verwaltung von Ordnern und Datenspeichern sowie deren Inhalte regeln.

1. Super Admin 

Der Super Admin betrifft nur Kundeninstanzen mit Mandantenfähigkeit. Diese Rolle hat die Möglichkeit übergreifende Vorlagen Ordner und Datenspeicher zu erstellen und diese mit allen oder nur mit ausgewählten Mandanten innerhalb einer Instanz zu teilen und diese zu verwalten. Dies ermöglicht es, dass auch der Informationsfluss über Mandanten hinweg gewährleistet wird. 

2. 506.ai Admin

Der 506.ai Admin hat die höchsten Berechtigungen innerhalb der Plattform und wird vom Kunden fest- und von 506.ai hinterlegt. Diese Rolle hat die vollständige Kontrolle über alle Funktionen und Einstellungen in der Plattform. Nur der 506.ai Admin kann die Organisationseinstellungen ändern, hat Zugriff auf den API-Bereich, das Nutzungsdashboard, den Chatbot (falls aktiviert). 

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Der Admin kann die Berechtigungen für alle geteilte Ordner/Datenspeicher in der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") ändern und hat Zugriff auf alle geteilten Ordner/Datenspeicher, auch wenn er selbst nicht Teil dieser geteilten Ordner/Datenspeicher ist. Er kann somit alle freigegebenen Ordner/Datenspeicher umbenennen, löschen und anderen Usern verschiedene Berechtigungen erteilen oder entziehen. In der Ordnerverwaltung werden auch Ordner/Datenspeicher angezeigt, die vom 506.ai Admin erstellt, jedoch nicht geteilt wurden. 

Außerdem ist, neben dem ursprünglichen Eigentümer, nur der 506.ai Admin berechtigt, die Eigentümerschaft von freigegebenen Ordnern/Datenspeichern zu verändern. Wenn die Eigentümerschaft von einem User auf einen anderen User übertragen wird, wird der vorherige Eigentümer automatisch zum Admin des Ordners/Datenspeichers. Selbstverständlich können die Adminrechte auch wieder entzogen werden.

Bitte beachte, dass der 506.ai Admin Änderungen an allen geteilten Ordnern/Datenspeichern nur in der Ordnerverwaltung vornehmen kann. Ordner im Tab Chats/Vorlagen oder im Datenspeicher können nur vom 506.ai Admin bearbeitet werden, wenn er auch der Admin des Ordners/Datenspeichers ist. Ordner/Datenspeicher können vom 506.ai Admin nur gelöscht werden, wenn dieser auch der Eigentümer des Ordners/Datenspeichers ist. Über die Ordnerverwaltung kann sich der 506.ai Admin jedoch selbst mit verschiedenen Rechten zu diesen Ordnern/Datenspeichern hinzufügen (Eigentümer, Admin, Nutzer).

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher  

Abhängig von den Zugriffsrechten des 506.ai Admins auf die einzelnen Ordner/Datenspeicher kann dieser Inhalte entweder nur nutzen oder bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen. Hierbei sind die 3 Nutzerrechte für Ordner/Datenspeicher relevant:

• Ist ein 506.ai Admin gleichzeitig Eigentümer eines Ordners/Datenspeichers, kann dieser alle Inhalte verschieben, bearbeiten und löschen. 

• Ist ein 506.ai Admin gleichzeitig Admin eines Ordners/Datenspeichers, kann er nur den Inhalt des Ordners/Datenspeichers verschieben und bearbeiten jedoch nicht den Ordner löschen. 

• Hat ein 506.ai Admin jedoch nur Nutzerrechte, kann dieser Chats, Vorlagen oder Dateien, die er selbst in freigegebene Ordner/Datenspeicher eingefügt hat, bearbeiten, verschieben, umbenennen und löschen. Inhalte, die von anderen Usern hinzugefügt wurden, können jedoch nur verwendet oder angesehen werden. 

Im Folgenden werden die unterschiedlichen Nutzerrechte für Ordner/Datenspeicher näher erläutert.

2. Eigentümer von Ordnern/Datenspeichern

(Geteilte) Ordner/Datenspeicher

Wenn du selbst einen Ordner oder Datenspeicher anlegst – unabhängig davon, ob es sich um einen geteilten Ordner/Datenspeicher oder einen Ordner handelt, auf den nur du Zugriff hast – bist du der Eigentümer dieses Ordners/Datenspeichers. Gleichzeitig bist du auch Admin des Ordners/Datenspeichers. Die angelegten Ordner/Datenspeicher können mit anderen Usern geteilt werden oder nur für dich selbst sichtbar sein. Ein Ordner/Datenspeicher kann immer nur einen Eigentümer haben.

Der Eigentümer hat die vollständige Kontrolle über die Zugriffsrechte auf den Ordner/Datenspeicher und kann anderen Usern verschiedene Berechtigungen erteilen oder entziehen. Dadurch kannst du anderen Usern Admin- oder Nutzerrechte für die Ordner/Datenspeicher zuweisen. Als Eigentümer eines Ordners/Datenspeichers kannst du diesen natürlich auch umbenennen oder löschen.

In der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") können Ordner und Datenspeicher zentral verwaltet werden. Der Eigentümer kann hier selbst angelegte Ordner/Datenspeicher bearbeiten und löschen. Ordner/Datenspeicher, die von anderen Usern angelegt wurden und auf die man Zugriff hat, werden ebenfalls angezeigt. Je nach Zugriffsrechten können andere Ordner/Datenspeicher nur eingesehen (Nutzer-Rechte) oder auch bearbeitet (Admin-Rechte) werden.

Inhalte von (geteilten) Ordner/Datenspeicher

Der Eigentümer der Ordner/Datenspeicher kann alle Inhalte in den von ihm erstellten Ordner/Datenspeicher ändern, verschieben, umbenennen und löschen.

Wenn zum Beispiel ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, kannst du in dem Chat weiterschreiben.

3. Admin von Ordnern/Datenspeichern

Ein Admin von Ordnern/Datenspeichern hat ähnliche Rechte wie der Eigentümer, jedoch mit einigen Einschränkungen.  

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Der Admin kann User verwalten, z.B. User mit Admin- oder Nutzerrechten hinzufügen oder aus dem Ordner/Datenspeicher entfernen. Außerdem kann er Ordner/Datenspeicher umbenennen. 

Der Admin kann jedoch keine freigegebenen Ordner/Datenspeicher löschen, die von jemand anderem erstellt wurden - dies ist ausschließlich dem Eigentümer des Ordners/Datenspeicher oder dem 506.ai Admin vorbehalten.

Auch der Admin kann Ordner/Datenspeicher zentral in der Ordnerverwaltung (Klick auf Profil-Icon und "Ordnerverwaltung") verwalten. Jedoch kann er dies nur bei den Ordnern/Datenspeichern, für die er Admin-Rechte hat. Ordner/Datenspeicher, die von ihm selbst oder von anderen Usern angelegt wurden und auf die er Zugriff hat, werden ebenfalls angezeigt. Je nach Zugriffsrechten können andere Ordner/Datenspeicher nur eingesehen (Nutzer-Rechte) oder eigene Ordner gelöscht und bearbeitet werden (Eigentümer-Rechte).

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher

Der Admin von Ordnern/Datenspeichern kann alle Inhalte in diesen geteilten Ordnern/Datenspeichern ändern, verschieben, umbenennen und löschen.

Wenn zum Beispiel ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, kannst du als Admin in dem Chat weiterschreiben.

4. Nutzer von Ordnern/Datenspeichern

Ein Nutzer von Ordnern/Datenspeichern hat eingeschränkte Rechte.

Geteilte Ordner/Datenspeicher

Freigegebene Ordner/Datenspeicher können nicht verwaltet werden. Ein Nutzer kann lediglich die Mitglieder des Ordners/Datenspeichers einsehen. Auch hat ein Nutzer nur Zugriff auf den Inhalt der jeweiligen Ordner/Datenspeicher.

Natürlich haben auch Nutzer der Ordner/Datenspeicher Zugriff auf die Ordnerverwaltung (Profil-Icon und "Ordnerverwaltung" anklicken). 

Inhalte von geteilten Ordner/Datenspeicher

Nutzer von geteilten Ordnern/Datenspeichern können Inhalte, die von anderen Usern in diese Ordner/Datenspeicher gestellt wurden, einsehen und verwenden, jedoch nicht bearbeiten, verschieben, umbenennen oder sogar löschen.

Wenn du selbst Chats, Vorlagen oder Dateien in geteilte Ordner/Datenspeicher einfügst, hast du das als Nutzer Recht, die von dir erstellten Inhalte zu bearbeiten, zu verschieben, umzubenennen und zu löschen.

Zum Beispiel, wenn ein anderer User einen Chat in einem freigegebenen Ordner speichert, kannst du diesen Chat nur lesen. Wenn du den Chat selbst verfasst und in einem geteilten Ordner gespeichert hast, kannst du in dem Chat weiterschreiben.